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Postazione di lavoro ordinata

Tenere ordinata la propria postazione di lavoro aumenta la produttività: alcuni consigli

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L’articolo è stato pubblicato su Bergamonews il 13/1/2020.

Avete presente la frase “Se una scrivania disordinata è segno di una mente disordinata, di cosa è allora segno una scrivania vuota?”. Questo aforisma è stato attribuito ad Albert Einstein.

Secondo me, a meno che non siamo tutti dei geni, una postazione di lavoro semivuota in un ambiente ordinato possono tranquillamente supportare una mente in fermento e piena di idee. Possono supportare uno smart worker normale.

Piccolo problema: in questo momento molti si ritrovano a lavorare da casa, e gli stimoli in casa sono tantissimi. Cellulare sempre in mano, il pensiero delle faccende domestiche e del pranzo e l’interazione con altre persone con le quali condividere gli spazi. Magari la postazione è provvisoria e ogni volta vi ritrovate a lavorare da un posto diverso. Così si creano piccole situazioni di disordine che potrebbero darvi la sensazione di perdere tempo.

Secondo una ricerca condotta da due psicologi (E. Saxbe e R. Repetti “Home tours correlate with daily patterns of mood and cortisol”), il disordine aumenta i livelli di cortisolo che è l’ormone dello stress. Lavorare oggi da remoto significa mischiare gli oggetti del privato e del lavoro.

Se in ufficio è facile “contenere” il proprio disordine perché si è esposti agli occhi dei colleghi con i quali si condividono gli spazi, con il lavoro da casa non solo c’è la condivisione degli ambienti con familiari o coinquilini che possono fare tutt’altro (pensiamo alla DAD), ci sono anche mille oggetti e compiti fuori dal nostro controllo che mettono alla prova la concentrazione.

Cosa si può fare? Ad esempio, organizzare la propria postazione di lavoro. Con metodo: è un lavoro che dà risultati concreti. David Allen, uno dei più grandi consulenti sul tema della produttività, scrive nel suo libro che se avesse dovuto allestire in pochissimo tempo una postazione di lavoro d’emergenza, avrebbe comprato un’asse da sistemare su due schedari metallici bassi, uno per lato, mettendoci sopra tre vaschette portadocumenti, dei fogli, un quaderno e una penna.

A meno che non abbiate letto il libro di Allen (Detto, fatto!) la vostra postazione risulterà molto diversa. Vale la pena dedicarci attenzione: ne va della vostra produttività!

Consigli pratici

1) Stabilite un ordine e una posizione per ciascun oggetto: non sapere esattamente dove riporre un oggetto, non invoglia a riordinarlo. Definite quindi dove devono collocarsi (sempre!) tutti gli oggetti a seconda delle categorie. Ad esempio: carte e documenti nel primo cassetto, dispositivi elettronici (come PC, fotocamera, microfoni e caricatore) sulla mensola, cancelleria tutta in un’unica scatola. Se ci sono libri e manuali che possono essere utili per il lavoro è arrivato il momento di radunarli tutti nello stesso posto per metterli in bella vista vicino a voi.

2) Utilizzate le scatole e sperimentate il posizionamento in verticale: all’interno dei cassetti usate delle scatoline per separare i contenuti e cercate di mettere tutti gli oggetti in verticale: post-it, gomme, cartellette. Vedrete che occuperanno meno spazio e si presenteranno con un’aria più ordinata.

3) Piano di lavoro libero il più possibile: la scrivania non è un archivio. L’ideale è tenere a portata di mano solo ciò che serve in quel momento: il documento che state controllando, un blocco per gli appunti, post-it, penna e pc. Niente altro.

4) Decorazione: non sottovalutate la bellezza di una postazione. Vi invoglierà ad iniziare bene la giornata, magari sorseggiando una bella tazza di tisana (naturalmente la tazza deve essere scelta con cura!). Mettete una lampada da tavolo originale, che magari avete fatto voi con una bottiglia, oppure appendete un inspirational board con fotografie e frasi che vi danno la carica. Ultima ma non ultima: la piantina. Simbolo di benessere e freschezza – emblema del lavoratore Smart – vi ricorda che è giusto prendersi una pausa e magari prendere un po’ di acqua per voi e per lei.

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