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Siamo tutti lavoratori distratti

8 comuni distrazioni nei luoghi di lavoro

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Spesso i nostri ambienti di lavoro – parliamo di Italia e della maggior parte delle piccole e medie imprese – non sono fatti per lavorare bene: angusti, caotici, spesso antiestetici e vecchi, non adatti a far fronte alle distrazioni digitali.

Immaginate ambienti riadattati – che siano uffici o fabbriche è irrilevante – che erano stati progettati in base a modalità di lavoro che oggi non esistono più, poco tecnologiche e con flussi di informazioni contenuti. Oggi è solo grazie alle leggi in materia di sicurezza che anche i luoghi “peggiori” sono dotati di buona luce, aerazione adeguata e sedie comode. Ma nonostante le norme, gestire lo stress da lavoro correlato è ancora un’impresa in questi ambienti (1).

Nonostante gli ambienti siano stati riadattati, le persone faticano ad adattarsi. Comprensibile. Fino a qualche anno fa c’era meno lavoro per ogni singola persona (e c’erano più posti di lavoro). C’erano meno informazioni da processare e più tolleranza sul livello delle proprie performance. Il nostro io-consumatore ha reso tutti molto impazienti ed esigenti, frenetici e multitasking e così siamo diventati lavoratori molto distratti. Le distrazioni sui luoghi di lavoro sono molte. Ve ne citerò almeno 8 e se vi riconoscete in almeno 4 situazioni prendetene atto: siamo nell’epoca dei lavoratori distratti. Come molti. Come tutti.

  1. L’ambiente di lavoro – Nell’epoca della distrazione digitale sarebbe fondamentale avere spazi adatti alla concentrazione e all’isolamento tecnologico. Se il vostro ufficio non prevede delle aree dedite all’isolamento, in che modo trovate la concentrazione in spazi pieni di rumori, persone che vi parlano, smartphone che squillano, oggetti inutili e faldoni da tutte le parti?

  2. Instant messaging – “Come faccio a non rispondere?”. Poche persone sono in grado di resistere all’instant messaging. Non basta la forza di volontà. Serve auto-disciplina. Lo strumento più utilizzato in italia è WhatsApp. Quando arriva un “whatsappino” siamo tutti pronti a rispondere, anche se la richiesta non è urgente. Qualcuno non si dà neanche il tempo di ragionare sulla risposta generando continui misunderstanding. Ogni messaggio è spesso fonte di distrazione, sia che venga scritto che ricevuto.

  3. Smartphone – Questo strumento ci ha cambiato. Secondo alcuni studi il solo suono della notifica – che sia un messaggio, Facebook o l’App delle notizie Ansa – distrae più di un messaggio visualizzato e di una telefonata (2). Quindi, se non silenziate, le notifiche vanificano totalmente il tentativo di mantenere il focus su un’altra attività. Se pensate di non essere dipendenti dal vostro smartphone scaricatevi quest’ App: Quality Time. Scoprirete qualche cosa di voi che forse non vi piacerà.

  4. Email – Quante volte vi è capitato di processare una richiesta nell’immediato solo perchè pervenuta via mail in quell’istante? Questa pratica incide notevolmente sulla nostra produttività. Trascurare la pianificazione significa lasciare che siano gli altri a dettare task e tempistiche.  Il controllo eccessivo delle mail rende alcune persone poco produttive e non in grado di identificare le priorità, totalmente dipendenti dagli altri e non autonome.

  5. Social Media – I social media, utilizzati in maniera inopportuna, abbattono totalmente la soglia di attenzione trasportandoci da un argomento all’altro. L’io-professionale è continuamente distratto. La costante interazione con l’esterno può generare frustrazione: desiderio di essere altrove e non sul posto di lavoro, desiderio di essere con altre persone e non con i colleghi. Il tempo medio su una piattaforma Social è di 2 ore al giorno: non è possibile sapere dove questo tempo venga distribuito (se a casa o sul posto di lavoro). In ogni caso entrambe le sfere ne risentono. 

  6. Chiamate/Conference Call – La reperibilità telefonica, se non rientra nelle priorità delle mansioni della risorsa, rischia di danneggiare la produttività. Spesso rispondiamo a telefonate che non erano importanti. Prima di accettare una telefonata la risorsa dovrebbe valutare il tempo che ha a disposizione. Nella pratica delle conference call le persone dovrebbero solo ascoltare e parlare, invece c’è chi risponde alle mail o alla chat con altri colleghi. Questo è un esempio di cattive abitudini, oltre che di mancanza di rispetto. A grande sorpresa, le telefonate più piacevoli sono anche le più utili, pur essendo spesso ritenute una perdita di tempo: parlare con un collega che ci fa piacere sentire attiva uno stato di benessere che rende le persone soddisfatte del loro ambiente. Si sentono più motivate e produttive nello svolgere le loro attività. E’ il potere delle relazioni costruttive.

  7. Navigazione libera – C’è una differenza fondamentale tra fare ricerca on line e navigare: la ricerca ha un obiettivo e si conclude appena la risposta viene individuata. Navigare, senza darsi un limite di tempo e di ricerca contenuti, è deleterio per la produttività. Impariamo a fare ricerca, appuntandoci prima uno schema per individuare le informazioni che cerchiamo: sarà più facile riprendere il lavoro che abbiamo interrotto.

  8. I maleducati – In alcuni ambienti si è registrato una totale mancanza di rispetto del tempo e del lavoro degli altri. La maleducazione (3) compromette produttività e motivazione: le riunioni fissate alle 8.30 del mattino quando si sa che la maggior parte delle persone che devono partecipare arriva con i mezzi pubblici, mandare mail con richieste urgenti alle 17.00 del venerdì e i responsabili che tengono ben oltre l’orario di lavoro le persone per attività poco strategiche. Per non parlare poi dei tecnocafoni che con volumi dei dispositivi alti e telefonate senza controllare i toni disturbano un intero gruppo. L’elenco è lungo. Cosa aggiungereste?

Fonti:

(1) www.inail.it/cs/internet/attivita/ricerca-e-tecnologia/area-salute-sul-lavoro

(2) www.corriere.it/salute/neuroscienze/15_luglio_14/basta-notifica-cellulare-distrarre-un-compito

(3) www.psicologiacontemporanea.it/blog/maleducazione-e-condotte-incivili/

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